Ein verpasster Anruf ist oft eine verlorene Anfrage. Während eines Termins, einer Pause oder nach 18 Uhr nimmt niemand ab – und die Person ruft anderswo an. Ein KI-Sprachagent antwortet an Ihrer Stelle, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Er versteht das Anliegen, trägt einen Termin in Ihre Agenda ein und leitet heikle Fälle an Ihr Team weiter.
LYL Software Sàrl entwickelt und konfiguriert Sprachagenten für KMU in der Westschweiz: Praxen, Maklerbüros, Immobilienagenturen, Treuhandfirmen und Geschäfte.
Was der Sprachagent macht
- Antwortet jederzeit: tagsüber, nachts, am Wochenende und an Feiertagen.
- Vereinbart Termine direkt in Ihrer Agenda, gemäss Ihren Verfügbarkeiten und Regeln (Dauer, Terminart, zuständige Person).
- Verschiebt oder storniert einen bestehenden Termin auf Wunsch der anrufenden Person.
- Spricht mehrere Sprachen: Deutsch, Französisch, Englisch und je nach Kundschaft weitere Sprachen.
- Beantwortet häufige Fragen: Öffnungszeiten, Adresse, mitzubringende Unterlagen, Abläufe.
- Übergibt an einen Menschen, wenn das Anliegen es erfordert oder die anrufende Person es wünscht.
- Fasst jeden Anruf zusammen und sendet Ihnen die Zusammenfassung per E-Mail oder in Ihr Verfolgungstool.
Transparenz und Datenschutz
Ein Sprachagent verarbeitet Gespräche und Personendaten. Wir wenden klare Regeln an:
- Der Agent stellt sich als virtueller Assistent vor, gleich zu Beginn des Anrufs;
- er kündigt die Aufzeichnung des Gesprächs an, bevor er fortfährt;
- die erfassten Angaben beschränken sich auf das, was für die Bearbeitung des Anliegens nötig ist;
- die Daten werden wenn möglich in der Schweiz gehostet, und die Aufbewahrungsfristen werden mit Ihnen festgelegt.
Diese Regeln stehen im Rahmen des revDSG (neues Datenschutzgesetz), das seit dem 1. September 2023 in Kraft ist. Für eine Arztpraxis sehen wir zusätzliche Vorkehrungen vor: Der Agent stellt keine medizinischen Fragen und verweist Notfälle an die richtigen Nummern.
So arbeiten wir
- Analyse Ihrer Anrufe: häufige Anliegen, Spitzenzeiten, wiederkehrende Fragen.
- Ausarbeitung des Gesprächsablaufs: was der Agent sagt, was er fragt, wann er weiterverbindet.
- Anbindung an Ihre Agenda und Ihre Tools, über unseren Service für Datenintegration.
- Tests mit Ihrem Team, anhand realistisch simulierter Anrufe, in jeder vorgesehenen Sprache.
- Schrittweise Inbetriebnahme: zuerst ausserhalb der Öffnungszeiten, dann auf Wunsch als Verstärkung tagsüber.
- Anpassungen auf Grundlage der Anrufzusammenfassungen.
Sie behalten die Kontrolle: Antworten, Zeiten oder Weiterleitungsregeln können Sie jederzeit ändern. Wie die Technik funktioniert, erklärt unser Artikel zur Funktionsweise eines KI-Sprachagenten.
Anwendungsbeispiele
- Eine Arztpraxis, die ihr Sekretariat von Anrufen zur Vereinbarung und Verschiebung von Terminen entlastet.
- Ein Versicherungs- und Maklerbüro, das Personen, die eine Beratung angefragt haben, mit deren Einverständnis zurückruft.
- Eine Immobilienagentur, die Besichtigungen eines Objekts organisiert, auch am Abend.
- Eine Treuhandfirma, die den Ansturm an Anrufen in der Steuererklärungszeit bewältigt.
- Ein Geschäft, das Fragen zu Öffnungszeiten, Lagerbestand oder Bestellungen beantwortet.
Der Sprachagent gehört zu unseren Lösungen für künstliche Intelligenz und Automatisierung. Unser Artikel zum Automatisieren der Terminvereinbarung zeigt weitere ergänzende Ansätze.
Häufige Fragen
Wissen Anrufende, dass sie mit einer KI sprechen und dass das Gespräch aufgezeichnet wird?
Ja. Der Agent stellt sich als virtueller Assistent vor und kündigt die Aufzeichnung zu Beginn des Gesprächs an. Transparenz ist eine Voraussetzung für Vertrauen und eine Anforderung des Datenschutzes.
Was passiert, wenn der Agent eine Frage nicht beantworten kann?
Er verbindet das Gespräch mit einer Person aus Ihrem Team oder nimmt ausserhalb der Öffnungszeiten eine Nachricht entgegen und schickt Ihnen eine Zusammenfassung. Sie legen im Voraus fest, in welchen Situationen ein Mensch übernehmen muss.
In welchen Sprachen kann der Sprachagent antworten?
Der Agent kann auf Deutsch, Französisch, Englisch und in weiteren Sprachen antworten. Er erkennt die Sprache der anrufenden Person oder bietet sie ihr gleich zu Beginn des Gesprächs an.