Die Zeit für Sammeln und Erfassen
In einer Treuhandfirma geht ein grosser Teil des Tages für Aufgaben drauf, die der Kundschaft keinen Mehrwert bringen: Belege einfordern, Dateien umbenennen, Beträge abtippen, prüfen, ob ein Dokument vollständig ist. Diese Aufgaben sind nötig, lassen sich aber zu einem grossen Teil automatisieren.
Wir entwickeln Tools, die diese Routinearbeit übernehmen. Ihre Mitarbeitenden behalten die Kontrolle und widmen sich dem, was ihr Fachwissen erfordert: Analyse, Beratung und Kundenbeziehung.
Was wir automatisieren können
- Erfassung: Auslesen der relevanten Angaben aus Rechnungen, Auszügen und Belegen (Datum, Betrag, Lieferant, MWST) und Vorbereitung der Buchungen zur Freigabe.
- Erinnerungen: automatischer Versand von Erinnerungen an Kundinnen und Kunden für fehlende Belege, nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan. Die Erinnerungen stoppen, sobald das Dokument eingegangen ist.
- Kundendokumente: ein einfacher Upload-Bereich für Ihre Kundschaft, mit einer klaren Liste dessen, was für jedes Mandat erwartet wird (Abschluss, Steuererklärung, Löhne).
- KI-Sortierung: automatische Ablage der eingegangenen Dokumente nach Kunde, Art und Periode. Unklare Fälle werden zur menschlichen Prüfung markiert.
- Übersichtstabellen: ein Gesamtbild über den Stand jedes Dossiers, die eingegangenen Belege und die Fristen.
Diese Tools stützen sich auf unser Know-how in künstlicher Intelligenz und Automatisierung sowie in Datenintegration.
Anwendungsbeispiele
Zu Jahresbeginn erhält jede Kundin und jeder Kunde einen Link zum eigenen Upload-Bereich mit der Liste der für die Steuererklärung benötigten Dokumente. Die Dateien werden direkt vom Smartphone hochgeladen. Das Tool legt sie ab, erkennt, dass eine Bescheinigung fehlt, und schickt eine Woche später eine Erinnerung.
In der Treuhandfirma öffnet die zuständige Person das Dossier und findet die Belege sortiert, mit bereits ausgelesenen Beträgen. Sie prüft, korrigiert bei Bedarf und gibt frei. Die Suche nach Dokumenten im E-Mail-Postfach entfällt.
Für den Telefonempfang kann ein KI-Sprachagent in arbeitsintensiven Zeiten zudem einfache Fragen beantworten und Termine vereinbaren.
So arbeiten wir
Wir beginnen damit, Ihre heutige Arbeitsweise zu beobachten: welche Dokumente über welchen Kanal eingehen, wer sie bearbeitet und wo es stockt. Dann bestimmen wir eine oder zwei Automatisierungen, die rasch Zeit freisetzen. Wir entwickeln sie, Sie testen sie an echten Dossiers, und wir passen an. Das Projekt kommt in Etappen voran, wie in unserer Methode beschrieben.
Mit KI gehen wir umsichtig um. Jede Auslesung kann geprüft werden, und nichts wird ohne menschliche Freigabe an die Behörden oder an die Kundschaft übermittelt.
Vertraulichkeit und Hosting
Die Finanzdaten Ihrer Kundschaft sind vertraulich. Wir beschränken die Zugriffe nach Rollen, verschlüsseln die Übertragungen und bevorzugen ein Hosting in der Schweiz. Wir erklären Ihnen, welche Dienste eingesetzt werden und wo die Daten bearbeitet werden. Unser Artikel über Datenhosting in der Schweiz erläutert diese Entscheidungen, und der Artikel KMU mit KI automatisieren liefert weitere konkrete Ansätze.
Häufige Fragen
Kann KI die Arbeit unserer Buchhalterinnen und Buchhalter ersetzen?
Nein. KI dient zum Sortieren, Auslesen und Vorbereiten von Informationen. Prüfung, Analyse und Verantwortung bleiben in den Händen Ihrer Mitarbeitenden.
Können Sie mit unserer bestehenden Buchhaltungssoftware arbeiten?
In den meisten Fällen ja. Bevor wir eine Lösung vorschlagen, prüfen wir die Import-, Export- und Anbindungsmöglichkeiten Ihrer Software.
Bleiben die Dokumente unserer Kundschaft in der Schweiz?
Wir bevorzugen wenn möglich ein Hosting in der Schweiz, bei Infomaniak. Die Wahl der eingesetzten KI-Dienste besprechen wir mit Ihnen, je nach Art der Daten.