Eingehende E-Mails sortieren, Angaben aus einem PDF in eine Tabelle übertragen, bei einem Kunden nachfassen, eine Zusammenfassung eines Termins vorbereiten: Solche Aufgaben beanspruchen jeden Tag einen grossen Teil der Arbeitszeit. Sie sind nötig, schaffen aber für sich genommen keinen Mehrwert. Künstliche Intelligenz und Automatisierung können sie stark reduzieren.
LYL Software Sàrl setzt für KMU in der Westschweiz konkrete Automatisierungen um. Wir verkaufen kein abstraktes KI-Versprechen. Wir gehen von Ihren tatsächlichen Aufgaben aus und bauen Lösungen, die sich in Ihre Tools einfügen.
Was KI für Sie tun kann
- Dokumente lesen und ablegen: Angaben aus einer Rechnung, einer Versicherungspolice oder einem Formular auslesen und am richtigen Ort ablegen.
- Eingehende Anfragen sortieren: das Thema einer E-Mail erkennen, sie an die richtige Person weiterleiten und einen Antwortentwurf vorschlagen.
- Texte verfassen: Gesprächszusammenfassungen, Protokolle, personalisierte Standardbriefe, Objektbeschreibungen.
- In Ihren eigenen Dokumenten suchen: ein interner Assistent, der Fragen des Teams anhand Ihrer Abläufe beantwortet.
- Telefonanrufe annehmen: Mit unseren KI-Sprachagenten werden Anrufe auch ausserhalb der Öffnungszeiten entgegengenommen.
Automatisierung ohne KI – oft ausreichend
Nicht jede Aufgabe braucht künstliche Intelligenz. Viel Zeit lässt sich mit einfachen Automatisierungen gewinnen: ein Formular, das direkt ein Dossier anlegt, eine Erinnerung, die vor einem Termin automatisch verschickt wird, ein Wochenbericht, der ohne Zutun entsteht. Wir wählen das einfachste Werkzeug, das funktioniert. KI kommt dann zum Einsatz, wenn eine Aufgabe das Verstehen eines Textes, eines Bildes oder eines Gesprächs erfordert.
Diese Automatisierungen beruhen oft auf der Verbindung Ihrer bestehenden Programme. Darum kümmert sich unser Service für Datenintegration. Geht der Bedarf über das hinaus, was Ihre Tools ermöglichen, entwickeln wir Individualsoftware.
So arbeiten wir
- Bestandesaufnahme der Aufgaben: Gemeinsam mit Ihnen listen wir auf, was sich wiederholt und Zeit kostet.
- Wahl eines ersten Anwendungsfalls: eine Aufgabe mit hohem Nutzen und geringem Risiko.
- Prototyp: getestet mit Ihren echten Dokumenten oder E-Mails, zusammen mit Ihren Mitarbeitenden.
- Inbetriebnahme: mit menschlicher Kontrolle dort, wo ein Fehler Folgen hätte.
- Betreuung: Wir messen gemeinsam die gewonnene Zeit und passen an.
Ein Grundsatz leitet unsere Projekte: Bei wichtigen Entscheidungen behält der Mensch die Kontrolle. Die KI schlägt vor, Ihr Team gibt frei. Unser Artikel KMU mit KI automatisieren beschreibt dieses Vorgehen im Detail.
Datenschutz und rechtlicher Rahmen
Der Einsatz von KI mit Personendaten unterliegt dem revDSG (neues Datenschutzgesetz), das seit dem 1. September 2023 in Kraft ist. Konkret:
- zeigen wir Ihnen, wo und von welchen Diensten die Daten bearbeitet werden;
- bevorzugen wir wenn möglich Hosting in der Schweiz, bei Infomaniak;
- beschränken wir die übermittelten Daten auf das, was für die Aufgabe nötig ist;
- dokumentieren wir die Bearbeitungen, damit Sie Ihre Informationspflichten leichter erfüllen.
Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Artikel über revDSG und KI in KMU.
Anwendungsbeispiele
- In Versicherung und Maklerwesen: automatische Prüfung der Unterlagen eines Dossiers und Vorbereitung von Vergleichen.
- Für Treuhandfirmen: Auslesen von Belegen und Vorerfassung in der Buchhaltung.
- In der Immobilienbranche: Verfassen von Inseraten und Beantworten von Besichtigungsanfragen.
- Für Handel und KMU: Bearbeitung von Bestellungen und häufigen Fragen.
Häufige Fragen
Wird künstliche Intelligenz meine Mitarbeitenden ersetzen?
Nein, das ist nicht das Ziel. Wir automatisieren klar umrissene, wiederkehrende Aufgaben. Ihre Mitarbeitenden behalten die Entscheidung und den Kundenkontakt – mit weniger Erfassen und Sortieren.
Werden meine Daten an KI-Dienste im Ausland gesendet?
Das hängt von den gewählten Tools ab. Wir zeigen Ihnen bei jedem Projekt, wo die Daten durchlaufen, bevorzugen wenn möglich Hosting in der Schweiz und beschränken die übermittelten Daten auf das absolut Nötige.
Wo fange ich an, wenn ich mein Unternehmen automatisieren will?
Zuerst listen wir die Aufgaben auf, die täglich oder wöchentlich anfallen. Dann wählen wir diejenige, die mit dem geringsten Risiko am meisten Zeit spart, und automatisieren sie als Erste.