Una chiamata persa è spesso una richiesta persa. Durante un appuntamento, una pausa o dopo le 18, nessuno risponde e la persona chiama altrove. Un agente vocale IA risponde al posto Suo, 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. Capisce la richiesta, fissa un appuntamento nella Sua agenda e trasmette i casi delicati al Suo team.
LYL Software Sàrl progetta e configura agenti vocali per le PMI della Svizzera romanda: studi, uffici di brokeraggio, agenzie immobiliari, fiduciarie e commerci.
Che cosa fa l'agente vocale
- Risponde a qualsiasi ora: giorno, notte, fine settimana e giorni festivi.
- Fissa appuntamenti direttamente nella Sua agenda, secondo le Sue disponibilità e le Sue regole (durata, tipo di appuntamento, collaboratore interessato).
- Sposta o annulla un appuntamento esistente su richiesta di chi chiama.
- Parla più lingue: francese, tedesco, italiano, inglese e altre lingue in base alla Sua clientela.
- Risponde alle domande frequenti: orari, indirizzo, documenti da portare, procedure.
- Trasferisce a una persona quando la richiesta lo esige o quando chi chiama lo desidera.
- Riassume ogni chiamata e Gliela invia per e-mail o nel Suo strumento di monitoraggio.
Trasparenza e protezione dei dati
Un agente vocale tratta conversazioni e dati personali. Applichiamo regole chiare:
- l'agente si presenta come assistente virtuale fin dall'inizio della chiamata;
- annuncia la registrazione della conversazione prima di proseguire;
- le informazioni raccolte sono limitate a quanto utile per trattare la richiesta;
- i dati sono ospitati in Svizzera quando possibile, e i tempi di conservazione sono definiti con Lei.
Queste regole si inseriscono nel quadro della nLPD (nuova legge sulla protezione dei dati), la legge federale in vigore dal 1° settembre 2023. Per uno studio medico prevediamo precauzioni supplementari: l'agente non pone domande mediche e indirizza le urgenze verso i numeri giusti.
Come lavoriamo
- Analisi delle Sue chiamate: motivi frequenti, orari di punta, domande ricorrenti.
- Redazione dello scenario: che cosa dice l'agente, che cosa chiede, quando trasferisce.
- Collegamento alla Sua agenda e ai Suoi strumenti, grazie al nostro servizio di integrazione dei dati.
- Test con il Suo team, su chiamate reali simulate, in ogni lingua prevista.
- Messa in servizio graduale: dapprima fuori dagli orari di apertura, poi come rinforzo durante la giornata se lo desidera.
- Adeguamenti sulla base dei riassunti delle chiamate.
Lei mantiene il controllo: può modificare in qualsiasi momento le risposte, gli orari o le regole di trasferimento. Per capire la tecnica, legga il nostro articolo sul funzionamento di un agente vocale IA.
Esempi di utilizzo
- Uno studio medico che libera la segreteria dalle chiamate per fissare e rinviare appuntamenti.
- Un ufficio di assicurazioni e brokeraggio che richiama, con il loro consenso, le persone che hanno chiesto una consulenza.
- Un'agenzia immobiliare che organizza le visite di un immobile, anche la sera.
- Una fiduciaria che gestisce il picco di chiamate nel periodo delle dichiarazioni d'imposta.
- Un commercio che risponde alle domande su orari, scorte o ordini.
L'agente vocale fa parte delle nostre soluzioni di intelligenza artificiale e automazione. Il nostro articolo sull'automazione della presa di appuntamenti presenta altre piste complementari.
Domande frequenti
Chi chiama sa di parlare con un'IA e che la chiamata è registrata?
Sì. L'agente si presenta come assistente virtuale e annuncia la registrazione all'inizio della chiamata. La trasparenza è una condizione di fiducia e un requisito della protezione dei dati.
Che cosa succede se l'agente non sa rispondere?
Trasferisce la chiamata a una persona del Suo team oppure, fuori dagli orari di apertura, prende un messaggio e Le trasmette un riassunto. Lei definisce in anticipo le situazioni che richiedono una persona.
In quali lingue può rispondere l'agente vocale?
L'agente può rispondere in francese, tedesco, italiano, inglese e in altre lingue. Riconosce la lingua di chi chiama o gliela propone fin dall'inizio della conversazione.