Il tempo dedicato a raccogliere e a registrare
In una fiduciaria, gran parte della giornata se ne va in attività che non portano valore al cliente: chiedere documenti, rinominare file, ricopiare importi, verificare che un documento sia completo. Queste attività sono necessarie, ma possono essere in gran parte automatizzate.
Sviluppiamo strumenti che si fanno carico di questo lavoro ripetitivo. I Suoi collaboratori mantengono il controllo e si dedicano a ciò che richiede la loro competenza: l'analisi, la consulenza e la relazione con il cliente.
Che cosa possiamo automatizzare
- Registrazione: estrazione delle informazioni utili da fatture, estratti e giustificativi (data, importo, fornitore, IVA), poi preparazione delle registrazioni da convalidare.
- Solleciti: invio automatico di promemoria ai clienti per i documenti mancanti, secondo un calendario che Lei definisce. I solleciti si interrompono non appena il documento è ricevuto.
- Documenti dei clienti: uno spazio di caricamento semplice per i Suoi clienti, con un elenco chiaro di ciò che è atteso per ogni mandato (chiusura contabile, dichiarazione d'imposta, salari).
- Smistamento tramite IA: classificazione automatica dei documenti ricevuti per cliente, per tipo e per periodo. I casi dubbi vengono segnalati per una verifica umana.
- Tabelle di monitoraggio: una visione d'insieme dello stato di avanzamento di ogni pratica, dei documenti ricevuti e delle scadenze.
Questi strumenti si basano sulle nostre competenze in intelligenza artificiale e automazione e in integrazione dei dati.
Esempi di utilizzo
A inizio anno, ogni cliente riceve un link al proprio spazio di caricamento con l'elenco dei documenti attesi per la dichiarazione d'imposta. Vi carica i file dal telefono. Lo strumento li classifica, rileva che manca un'attestazione e invia un promemoria una settimana dopo.
Dal lato della fiduciaria, il collaboratore apre la pratica e trova i documenti ordinati, con gli importi già estratti. Verifica, corregge se necessario e convalida. Non cerca più i documenti nella sua casella di posta.
Per l'accoglienza telefonica, un agente vocale IA può anche rispondere alle domande semplici e fissare appuntamenti nei periodi di punta.
Come lavoriamo
Iniziamo osservando il Suo funzionamento attuale: quali documenti arrivano, attraverso quale canale, chi li tratta e dove si trovano i blocchi. Individuiamo poi una o due automazioni che liberano tempo rapidamente. Le sviluppiamo, Lei le testa su pratiche reali, poi le adeguiamo. Il progetto avanza per tappe, come descritto nel nostro metodo.
Restiamo prudenti con l'IA. Ogni estrazione può essere verificata, e nulla viene trasmesso all'amministrazione o al cliente senza convalida umana.
Riservatezza e hosting
I dati finanziari dei Suoi clienti sono confidenziali. Limitiamo gli accessi in base ai ruoli, cifriamo le comunicazioni e privilegiamo un hosting in Svizzera. Le spieghiamo quali servizi vengono utilizzati e dove vengono trattati i dati. Il nostro articolo sull'hosting dei dati in Svizzera descrive queste scelte, e quello sull'automazione delle PMI con l'IA offre altre piste concrete.
Domande frequenti
L'IA può sostituire il lavoro dei nostri contabili?
No. L'IA serve a smistare, estrarre e preparare le informazioni. La verifica, l'analisi e la responsabilità restano nelle mani dei Suoi collaboratori.
Potete lavorare con il nostro attuale software contabile?
Nella maggior parte dei casi sì. Studiamo le possibilità di importazione, esportazione o collegamento del Suo software prima di proporre una soluzione.
I documenti dei nostri clienti restano in Svizzera?
Privilegiamo un hosting in Svizzera, presso Infomaniak, quando possibile. La scelta dei servizi di IA utilizzati viene discussa con Lei in base alla natura dei dati.