Le temps passé à collecter et à saisir
Dans une fiduciaire, une grande partie de la journée part dans des tâches qui n'apportent pas de valeur au client : réclamer des pièces, renommer des fichiers, recopier des montants, vérifier qu'un document est complet. Ces tâches sont nécessaires, mais elles peuvent être en grande partie automatisées.
Nous développons des outils qui prennent en charge ce travail répétitif. Vos collaborateurs gardent le contrôle et se consacrent à ce qui demande leur expertise : l'analyse, le conseil et la relation avec le client.
Ce que nous pouvons automatiser
- Saisie : extraction des informations utiles depuis les factures, relevés et justificatifs (date, montant, fournisseur, TVA), puis préparation des écritures à valider.
- Relances : envoi automatique de rappels aux clients pour les pièces manquantes, selon un calendrier que vous définissez. Les relances s'arrêtent dès que le document est reçu.
- Documents clients : un espace de dépôt simple pour vos clients, avec une liste claire de ce qui est attendu pour chaque mandat (bouclement, déclaration d'impôt, salaires).
- Tri par IA : classement automatique des documents reçus par client, par type et par période. Les cas douteux sont signalés pour une vérification humaine.
- Tableaux de suivi : une vue d'ensemble de l'avancement de chaque dossier, des pièces reçues et des échéances.
Ces outils s'appuient sur nos compétences en intelligence artificielle et automatisation et en intégration de données.
Exemples d'usages
En début d'année, chaque client reçoit un lien vers son espace de dépôt avec la liste des documents attendus pour sa déclaration d'impôt. Il y dépose ses fichiers depuis son téléphone. L'outil les classe, détecte qu'il manque une attestation et envoie un rappel une semaine plus tard.
Côté fiduciaire, le collaborateur ouvre le dossier et trouve les pièces triées, avec les montants déjà extraits. Il vérifie, corrige si besoin et valide. Il ne cherche plus les documents dans sa boîte e-mail.
Pour l'accueil téléphonique, un agent vocal IA peut aussi répondre aux questions simples et fixer des rendez-vous pendant les périodes chargées.
Comment nous travaillons
Nous commençons par observer votre fonctionnement actuel : quels documents arrivent, par quel canal, qui les traite et où se trouvent les blocages. Nous identifions ensuite une ou deux automatisations qui libèrent du temps rapidement. Nous les développons, vous les testez sur de vrais dossiers, puis nous ajustons. Le projet avance par étapes, comme décrit dans notre méthode.
Nous restons prudents avec l'IA. Chaque extraction peut être vérifiée, et rien n'est transmis à l'administration ou au client sans validation humaine.
Confidentialité et hébergement
Les données financières de vos clients sont confidentielles. Nous limitons les accès selon les rôles, chiffrons les échanges et privilégions un hébergement en Suisse. Nous vous expliquons quels services sont utilisés et où les données sont traitées. Notre article sur l'hébergement des données en Suisse détaille ces choix, et celui sur l'automatisation des PME avec l'IA donne d'autres pistes concrètes.
Questions fréquentes
L'IA peut-elle remplacer le travail de nos comptables ?
Non. L'IA sert à trier, extraire et préparer les informations. La vérification, l'analyse et la responsabilité restent entre les mains de vos collaborateurs.
Pouvez-vous travailler avec notre logiciel comptable actuel ?
Dans la plupart des cas, oui. Nous étudions les possibilités d'import, d'export ou de connexion de votre logiciel avant de proposer une solution.
Les documents de nos clients restent-ils en Suisse ?
Nous privilégions un hébergement en Suisse, chez Infomaniak, quand c'est possible. Le choix des services d'IA utilisés est discuté avec vous selon la nature des données.